Chào mọi người,

Trong bài viết này, mình muốn nói về một số cách cụ thể mình áp dụng thời gian gần đây để tăng năng suất và giải quyết công việc dễ dàng hơn. Mình sẽ không đề cập các phương pháp khoa học hay công thức nổi tiếng nào đó – điều mà mọi người có thể dễ dàng tìm được trên Google. Những điều sắp chia sẻ đều là các cách mình đang áp dụng và thấy hiệu quả hơn hẳn trong cải thiện chất lượng công việc :)).

Làm việc với sổ, bút trước khi mở máy tính

Có những ngày mình bắt đầu buổi sáng (tất nhiên là sau khi ăn sáng) bằng việc lập tức lao vào mở máy tính lên. Rồi thường sẽ tới việc check mail. Có những lúc, có nhiều việc thuộc nhóm “suy nghĩ sâu” cần phải làm quá mà mình không biết phải làm cái nào trước, rồi phần này sẽ liên kết với phần kia thế nào. Rồi loay hoay, lẩn mẩn, cứ mở mở đóng đóng tab nọ tab kia, rất mất thời gian.

Mình nhận ra sự hình dung về trạng thái “làm việc” của chúng ta ngày nay gắn quá nhiều với việc sử dụng máy tính. Về bản chất, bạn dùng công cụ gì cũng được, miễn là giải quyết được đầu việc mình cần làm, đúng không? Như vậy, đôi khi dùng máy tính không phải là lựa chọn tốt nhất.

Mấy tuần gần đây, thay vì lập tức mở máy ngay khi vừa ăn sáng xong (vốn dễ bị sao nhãng bởi các tính năng điện tử khác), mình thường làm việc trên sổ (chỉ cần là một chất liệu vật lí nơi bạn có thể viết ra là được) trước. Liệt kê các đầu việc cần làm trong ngày là đương nhiên rồi. Nhưng bên cạnh đó, mình cố gắng brainstorm sâu hơn vào cách triển khai, tách lớp từng đầu việc. Ví dụ: việc A này cần liên hệ với ai, cần quyết định nào từ ai, sẽ có những gạch đầu dòng nào cần chốt, trường thông tin nào cần fill,… Mình cố gắng ghi rõ ra tới khi không tưởng tượng nổi nữa.

Như thế, thay vì cứ cố nhìn trân trân vào màn hình máy tính để… brainstorm, mình viết ra cho tới khi nào cảm thấy đủ ổn thì mới mở máy.

Ý nào khó tưởng tượng, cứ diễn văn xuôi ra

Ngôn từ và tư duy luôn thúc đẩy nhau. Trong công việc của mình hiện tại, có những task quả thực rất… khó tưởng tượng. Chẳng hạn, mình phải tưởng tượng cách thiết kế một tính năng công nghệ trên điện thoại để người chăn nuôi dùng cho chăm sóc đàn lợn. Cái khó nằm ở chỗ mình không biết đâu là các trường thông tin và chỉ số sức khoẻ của lợn cần được đưa vào cái tính năng đó; rồi đưa vào xong cần sắp xếp theo trình tự thế nào để người dùng dễ theo dõi; rồi nếu không biết chắc người dùng có thấy hợp lí không thì phải hỏi họ những câu hỏi nào? Rất nhiều rất nhiều tình huống như vậy.

Ngày trước, mình từng có thói quen ngồi suy nghĩ rất sâu, rất lâu trước khi viết chỉn chu một phần mô tả hay kế hoạch nào đó. Nhưng giờ mình đã dừng làm việc đó :)). Thay vào đó, mình diễn văn xuôi cái “thinking process” của mình ra trên file word. Lộn xộn cũng được, không quan trọng. Quan trọng là tốc độ mà tư duy được đẩy đi nhanh hơn hẳn! Các con chữ cứ nối nhau được trải ra trên trang giấy và tư duy trong đầu cứ thế lại tuôn thêm.

Chưa kể, giờ có AI rồi, bạn hoàn toàn có thể vứt cái mớ văn xuôi thinking process đó vào một mô hình ngôn ngữ lớn và yêu cầu nó tổ chức lại các ý bạn vừa viết ra.

Nghĩ khác về sự trì hoãn

Mình thề là mình trì hoãn cực nhiều cho một số loại tác vụ. Mặc dù mình hiểu rất rõ vì sao mình trì hoãn nó. Mình cũng đã cố gắng nào là ghi ra giấy để tăng khả năng hoàn thành, rồi gắn nó với những việc mình thích để có động lực làm. Tất nhiên đôi lúc có tác dụng, nhưng không đáng kể mấy :)).

Dạo gần đây, mình hay nhắc bản thân một điều như sau mỗi khi định trì hoãn làm một việc gì đó: càng để lâu, chi phí lưu kho trong não càng tăng. Tức mỗi ngày não bộ lại phải trừ đi một vài đơn vị năng lượng để lưu phần việc đó. Vậy nên, giải quyết ngay bây giờ là đỡ tốn nhiên liệu nhất rồi :)). Không hiểu sao, điều đó lại hiệu quả với mình đến lạ. Mình cảm thấy rõ sự thoải mái được cải thiện khi lao vào giải quyết cái task đó.

Mình đoán, sự hiệu quả đến phần lớn từ việc mình là người chủ trương theo trường phái tối ưu năng lượng. Mình cố giảm thiểu hết mức các trường hợp bị tiêu hao năng lượng bản thân một cách không cần thiết. Mình ưu tiên các trải nghiệm (kể cả phải tốn tiền) đem lại cho mình sự gia tăng lớn về năng lượng. Mình muốn hạn chế việc dùng năng lượng để phục vụ cho công việc mà ngược lại, cố gắng khiến công việc phục vụ cho năng lượng bên trong mình. Vì thế, mình cảm thấy thật là không đáng nếu cứ làm năng lượng bị tiêu hao nhỏ giọt khi trì hoãn việc làm điều gì đấy.

Cách “frame” này đã đỡ mình mỗi ngày nhiều hơn.

Hạn chế tối đa các yếu tố gây xao nhãng khi phải suy nghĩ sâu

Các yếu tố ấy ở đây bao gồm cả phần liên quan đến công việc. Một tin nhắn hỏi việc của đồng nghiệp. Một cuộc điện thoại. Một cái mail mới. Nếu không quá gấp, mình thường chọn trả lời sau khi đã hoàn thành luồng suy nghĩ dang dở. Vì việc bị gián đoạn suy nghĩ phiền phức hơn mức đa số mọi người thường nghĩ. Thông thường, sau khi đã đáp ứng xong cái việc nảy sinh làm gián đoạn quá trình suy nghĩ sâu, ta không bao giờ tiếp tục công việc ở chính xác cái điểm tư duy mà mình rời đi, mà thường phải “tua” lại một đoạn trước đó.

Mà không phải lúc nào cũng tua lại được thành công đâu nhé :)). Sẽ có lúc, việc nảy sinh xảy đến ngay ở khoảnh khắc đầu óc chúng ta chợt loé lên được một tia giải pháp nào đó, và trước khi ta có cơ hội làm rõ ra hình thù của nó, thì khả năng đầy hứa hẹn đó đã bị đánh cắp trắng trợn bởi một sự chen ngang không báo trước.

Vì thế, khi cần tập trung sâu, mình thường để điện thoại về chế độ máy bay, tắt các app hay nảy thông báo trên PC, rồi nếu là ở nhà thì nói với chồng rằng mình cần tập trung trong 1, 2 tiếng tới.

Một khi bạn đã nhận thức sâu sắc được về những “mỏ vàng” tư duy có thể bị hẫng mất khi tâm trí vô thức lao theo các yếu tố gây xao nhãng, bạn sẽ quyết tâm hết mức để giảm thiểu nó.

Nếu nhỡ không năng suất lắm, quên nó luôn đi!

Nhớ ngày còn trẻ dại hơn giờ, mình từng rất hay dằn vặt mỗi khi trải qua một ngày mà mình thấy bản thân chả được năng suất lắm. Đến giờ, mình thấy thậm chí việc dằn vặt đó còn tiếp tục làm tốn thời gian hơn nữa :)).

Dằn vặt, tự vấn về việc mình làm chưa thật tốt điều gì, là một điều tốt. Nhưng khi sự dằn vặt diễn ra quá nhiều và ngày nào cũng có lúc trong đầu vang lên tiếng nói “Trời ơi sao mấy tiếng làm mãi không xong cái việc này”, thì những suy nghĩ đó thực sự bắt đầu trở thành sự kìm hãm mới của bạn.

Mình tập cách “phũ” hơn: nếu mình làm tốt, oke tốt. Nếu làm chưa tốt, ngày mai cố gắng tiếp. Không tự day dứt, không “giá mà”. Không nghĩ quá nhiều. Mọi sự xảy ra đã là chi phí chìm (sunk cost). Quan trọng là làm gì tiếp theo!

Có lẽ càng lớn, mình càng thực dụng hơn trong tư duy giải quyết vấn đề. Mình chọn giữ lại những ý nghĩ trực tiếp góp phần giải quyết cục diện hơn là những mớ suy nghĩ quẩn quanh không dẫn đến đâu. Nói “chọn” nghe thì dễ vậy, nhưng để làm được điều đó, mình nghĩ mình đã reflect cực chăm chỉ các tư duy mình dùng để thúc đẩy bản thân. Tư duy / suy nghĩ tốt là những tư duy / suy nghĩ mà khi bạn nghĩ nó ở trong đầu, tự nhiên các cơ bắp dễ khuếch trương hành động hơn mà không cần gồng cố. Tự nhiên bạn cứ thấy tầm nhìn của mình thoáng ra và dễ thở hơn.

Mình chắc rằng khi mọi người càng trở nên senior trong sự nghiệp của mình, mức độ phức tạp về chiến lược, kỹ thuật của các công việc hằng ngày càng tăng lên. Tới lúc đó, chúng ta sẽ không muốn phí thời gian vào các suy nghĩ vừa không tốt cho sức khoẻ tâm lí, vừa chẳng giúp cải thiện tình hình.

——

Trên đây là một vài điều liên quan tăng năng suất mình gõ vội xuống. Hi vọng có ít nhất một điều hữu ích với bạn!